Các tiêu chí đánh giá hệ thống ERP tích hợp

CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG ERP TÍCH HỢP

Như đã đề cập ở trên, một trong những lợi thế lớn nhất khi sử dụng hệ thống ERP tích hợp chính là việc mà công ty có thể tự truy cập các dữ liệu hiện tại thể hiện thực trạng hoạt động của mình. Hệ thống ERP có thể cung cấp dữ liệu cần thiết để xây dựng một hệ thống các tiêu chí đo lường hiệu quả để đánh giá mức độ liên kết chiến lược giữa các chức năng khác nhau với chiến lược chung của công ty. Một thí dụ thể hiện điểm này chính là việc theo dõi khoảng thời gian tính từ khi công ty bỏ tiền mặt ra mua nguyên liệu đến khi công ty nhận lại tiền mặt từ việc bán hàng.

Bảng cân đối kế toán và báo cáo thu nhập và chi phí bao gồm các tiêu chí tài chính như “lợi nhuận ròng” thường được công ty sử dụng để đánh giá mức độ thành công của công ty. Hạn chế của các công cụ truyền thống này chính là việc chúng dựa vào những sự kiện trong quá khứ và sẽ trở nên ít hữu dụng cho những người ra quyết định khi cần cân nhắc việc tạo ra các giá trị tương lai thông qua việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, quy trình cung ứng và những cải tiến khác.

Bạn đọc hãy tham khảo Hình 4.11 : Ba mảng chức năng chính cấu thành chuỗi cung ứng trong sách đã dẫn, trang 305.

Mục đích của chúng ta là xây dựng một phương thức quản trị toàn diện hơn cho công ty. Hình 4.11 mô tả ba mảng chức năng chính cấu thành chuỗi cung ứng nội bộ của một công ty sản xuất : mua hàng, sản xuất và bán hàng/phân phối. Cần phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa ba chức năng này để công tác kiểm soát và hoạch định vận hành được hiệu quả hơn. Hãy thử cân nhắc riêng từng chức năng độc lập, khâu mua hàng thường chú trọng vào việc giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu, khâu sản xuất thì cần giảm thiểu chi phí sản xuất, khâu bán hàng thì cần bán với mức giá cao nhất có thể, còn phân phối thì cần giảm thiểu chi phí kho bãi và vận chuyển. Chúng ta sẽ thử phân tích cách thức mà từng khâu riêng biệt đóng góp vào việc tối ưu hóa hoạt động của mình.

Chức năng mua hàng

Chức năng mua hàng chịu trách nhiệm về việc thu mua tất cả các nguyên vật liệu cần thiết để phục vụ cho quá trình cung ứng. Khi vận hành riêng lẻ, chức năng này cần biết thông tin về nguyên liệu nào với số lượng bao nhiêu là cần thiết trong một giai đoạn dài. Sau đó, bộ phận mua hàng sẽ mời thầu từ các nhà cung cấp để tìm ra được gói giá tốt nhất cho từng loại nguyên vật liệu. Tiêu chí quan trọng nhất chính là giá cả của loại nguyên vật liệu đó, và hiệu quả của chức năng mua hàng sẽ được đánh giá chủ yếu dựa vào tiêu chí này : so sánh giữa giá thành mới nhất với mặt bằng giá thành chung. Tất nhiên, chất lượng của nguyên liệu luôn luôn chiếm vai trò quan trọng trong quyết định của bộ phận mua hàng, do đó, nhà cung cấp sẽ phải đảm bảo một số các tiêu chuẩn chất lượng khi giao dịch với họ. Đối với các nhà cung cấp thì tiêu chí chất lượng đóng vai trò như một “vật cản” hơn là một “mục tiêu” cần đạt được vì họ phải đảm bảo rằng sản phẩm đạt được những tiêu chuẩn chất lượng nhất định. Các tiêu chí khác như lịch giao hàng, số lượng, và khả năng ứng biến theo nhu cầu của khách hàng cũng quan trọng không kém. Tuy nhiên, khi đánh giá hiệu quả của chức năng mua hàng thì các tiêu chí này thường được xếp thứ yếu trong các công ty truyền thống.

Với chức năng sản xuất, làm thế nào để tạo ra thành phẩm với chi phí thấp nhất có thể là tiêu chí hàng đầu để đánh giá hiệu quả của chức năng này. Để thực hiện được điều này, các công ty Việt Nam cần phải giảm thiểu thời gian thiết bị “chết” bằng cách tận dụng máy móc và nhân lực một cách tối đa. Hy sinh thời gian cho việc bố trí cài đặt thiết bị không phải là công việc ưa thích của bộ phận này, mà nên tập trung vào việc cung cấp số lượng đầu ra càng nhiều với càng ít thời gian chuyển đổi. Chất lượng sản phẩm vẫn được đánh giá là “quan trọng” – tuy nhiên so với chức năng mua hàng thì tiêu chí chất lượng được xem như một trở ngại không đáng kể.

Thời gian sản xuất dài giúp giảm chi phí trên đầu mỗi sản phẩm, nhưng đồng thời cũng dẫn đến lượng tồn kho lớn hơn cho công ty. Đối với bộ phận bán hàng, lượng tồn kho lớn giúp nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên nó cũng chẳng có nghĩa gì nếu trong kho ta chứa số lượng sản phẩm A đủ cho một năm mà hết sạch sản phẩm B để cung cấp cho khách hàng đang cần.

Chức năng phân phối có thể bị đánh giá rất khắt khe hoặc rất thông thoáng. Trong trường hợp điển hình, nhiệm vụ của chức năng này là di chuyển sản phẩm từ nơi sản xuất đến tay khách hàng với chi phí thấp nhất có thể. Tùy theo loại sản phẩm, hàng hóa có thể được lưu tại một hoặc nhiều trung tâm phân phối bằng nhiều hình thức vận chuyển khác nhau (đường bộ, đường sắt…). Để đánh giá hiệu quả của toàn bộ hoạt động này không chỉ nên tập trung vào từng khâu riêng lẻ. Ví dụ như, có rất nhiều công ty chỉ chăm chăm vào các báo giá thấp nhất cho khâu vận chuyển sản phẩm từ một địa điểm sang một địa điểm khác, mà thay vì cân nhắc tổng chi phí chi cho việc vận chuyển sản phẩm đi vào và đi ra khỏi công ty. Ngoài ra, công ty còn cần phải cân nhắc mức độ tích hợp với các mục tiêu khác như lượng tồn kho thấp hơn, thời gian đáp ứng nhanh hơn và chất lượng dịch vụ khách hàng tốt hơn.

Chúng ta hãy thử tưởng tượng ra những hệ lụy có thể xảy ra khi ba nhóm chức năng trên được tùy ý hoạt động theo cách của mình. Để tận dụng giảm giá, bộ phận mua hàng sẽ mua nguyên vật liệu với số lượng lớn nhất có thể. Điều này dẫn đến một số lượng lớn nguyên vật liệu tồn kho. Bộ phận sản xuất thì lại muốn đẩy mạnh số lượng đầu ra nhằm chia nhỏ chi phí cứng, dẫn đến số lượng bán thành phẩm tồn kho lớn và việc sản xuất dư thừa mà không cân nhắc đến lượng cầu. Thời gian chuyển đổi giữa các lô cũng gia tăng, dẫn đến thời gian đáp ứng những đơn hàng đột xuất kéo dài hơn. Cuối cùng, bộ phận phân phối thì lại muốn lấp đầy xe hàng với đầy ắp thành phẩm nhằm giảm thiểu chi phí vận chuyển. Hiển nhiên điều này sẽ dẫn đến việc các trung tâm phân phối phải dự trữ số lượng hàng hóa lớn (đôi khi còn không đúng địa điểm cần trữ) mà không chắc có phù hợp với nhu cầu của khách hàng hay không. Bộ phận bán hàng thì cố marketing những sản phẩm chưa chắc được giao đúng hẹn vi những chậm trễ ở các khâu trên, bởi bộ phận này phải chịu áp lực lớn về doanh số. Việc sử dụng hệ thống ERP sẽ giúp công ty có được phương thức tiếp cận mang tính liên kết hơn.

Kiến thức quản trị dịch vụ liên hệ mật thiết với marketing mối quan hệ, marketing trải nghiệm, quản trị marketing, thương mại điện tử, quản trị vận hành, quản trị chăm sóc khách hàng và đặc biệt là marketing dịch vụ, marketing mối quan hệ, quản trị quan hệ khách hàng và quản trị marketing dịch vụ như hình với bóng không thể tách rời. Do đó, để có thể lĩnh hội tốt kiến thức trong quyển sách này, người đọc cần có kiến thức tối thiểu về marketing dịch vụ, marketing mối quan hệ, quản trị quan hệ khách hàng và quản trị marketing dịch vụ.

Hãy đón đọc phần tiếp theo “Quản trị tài nguyên và quản trị vật liệu dịch vụ”. Sự quan tâm theo dõi của bạn đọc là nguồn cổ vũ tinh thần to lớn cho chúng tôi. Căn cứ vào lượng người truy cập quan tâm đọc bài hàng ngày, chúng tôi sẽ đăng bài phục vụ.

Trích từ chương 4, sách “Quản trị dịch vụ – Lý thuyết và tình huống thực hành ứng dụng của các công ty Việt Nam” của nhóm tác giả Lưu Đan Thọ, Vương Quốc Duy, Trần Hữu Ái, Lượng Văn Quốc, NXB Tài Chính, năm 2016.

TB : Trang web này hầu như ngày nào cũng có bài viết mới giàu tính học thuật được post lên để phục vụ nhu cầu học tập và nghiên cứu. Chúng tôi tranh thủ thời gian tối đa. Và để tăng tốc độ truy cập vào trang web nên chúng tôi phải bỏ đi hình ảnh minh họa khá đẹp và ấn tượng trong sách gốc. Để theo dõi hấp dẫn và sinh động hơn, các bạn hãy tìm đọc từ sách gốc.

Hướng dẫn cách tìm các chủ đề (từ khóa) hay nội dung của các môn học : 

Lưu ý là, để tìm chủ đề hay nội dung các bài viết các bạn hãy vào trang web : Lưu Đan Thọ – Tri thức là không giới hạn (hay kinhtetuanminh.vn sau đó bạn tìm mục lục chi tiết sách marketing hiện đại hay đề cương chi tiết môn học marketing hiện đại; bạn tìm mục lục chi tiết sách marketing dịch vụ hiện đại hay đề cương chi tiết môn học marketing dịch vụ hiện đại; bạn tìm mục lục chi tiết sách marketing quản trị dịch vụ hay đề cương chi tiết môn học quản trị dịch vụ,… Rồi bạn tìm các mục trong đề cương chi tiết hay mục lục chi tiết của các môn học thì sẽ tìm được nội dung mà bạn muốn tìm.

Đây là các nội dung học thuật nên chúng tôi bắt buộc phải đặt tên các đề mục hay chủ đề trong sách theo chuẩn mực (nghĩa là các thuật ngữ có tên gọi khá hàn lâm) theo cách dùng của các sách giáo khoa trên thế giới. Vì thế, khi vào trang web Lưu Đan Thọ – Tri thức là không giới hạn hay trước khi gõ từ khóa tìm kiếm trong Google, bạn hãy tìm đề cương chi tiết trong các quyển sách của chúng tôi thì mới tìm được. Các bạn đọc, đặc biệt là các bạn sinh viên mới lần đầu tiếp xúc với môn học đừng quên chỉ dẫn quan trọng này. Vì đó là cách thức tốt nhất và hệ thống nhất để các bạn tìm kiếm.

Các quyển sách của chúng tôi thường có thêm hai từ hiện đại sau tên môn học. Vì thế để tìm, bạn hãy gõ thêm từ hiện đại sau tên môn học. Thí dụ thay vì gõ marketing, bạn hãy gõ marketing hiện đại; thay vì gõ quản trị marketing, bạn hãy gõ quản trị marketing hiện đại; thay vì gõ marketing dịch vụ, bạn hãy gõ quản trị marketing dịch vụ hiện đại,… thì sẽ bạn sẽ tìm được nội dung từ trang web của chúng tôi trên Google. Nên nhớ là có thêm từ hiện đại sau tên môn học thì bạn sẽ tìm được đề cương chi tiết hay mục lục chi tiết các quyển sách của chúng tôi. Hay là bạn hãy nhớ Kinhtetuanminh.vn khi bạn cần tham khảo tài liệu.

Cảm ơn đất nước này là lòng mẹ đã cưu mang chúng tôi nên chúng tôi lập ra trang web này là để đăng tải nhiều bài viết học thuật phục vụ hoàn toàn miễn phí cho việc nghiên cứu, giảng dạy của giảng viên và việc học tập của sinh viên. Nếu sau khi đọc xong thấy bổ ích, các bạn hãy đặt đường dẫn (link) đến website : nhà sách trên mạng Kinh Tế Tuấn Minh để nhiều người được biết và cùng nhau xây dựng một xã hội học tập.

Vì lợi ích chung, xin chân thành cảm ơn bạn đọc đã quan tâm và giới thiệu cho nhiều người cùng tìm đọc để phổ biến kiến thức và tìm kiếm trong biển rộng bao la của tri thức.

Tham khảo mục lục chi tiết hay đề cương chi tiết một số môn học marketing và quản trị dưới đây.

Đề cương chi tiết môn “Quản trị truyền thông marketing tích hợp – Lý thuyết và tình huống thực hành ứng dụng của các công ty Việt Nam”, Lưu Đan Thọ, Tôn Thất Hoàng Hải, Cao Minh Nhựt, NXB Tài Chính, năm 2016.

Mục lục sách “Quản trị vận hành hiện đại – Lý thuyết và tình huống thực hành ứng dụng của các công ty Việt Nam”, Lưu Đan Thọ, Đặng Minh Trang, NXB Tài Chính, năm 2015.

Đề cương chi tiết môn marketing dịch vụ từ sách “Marketing dịch vụ hiện đại – Lý thuyết và tình huống thực hành ứng dụng của các công ty Việt Nam”, Lưu Đan Thọ, Tôn Thất Hoàng Hải, Cao Minh Nhựt, NXB Tài Chính, năm 2016.